Secondo uno studio di Vouchercloud, l’impiegato medio è produttivo per sole 2 ore e 53 minuti durante una giornata lavorativa di 8 ore. Le distrazioni sul posto di lavoro costano alle aziende statunitensi 588 miliardi di dollari all’anno in produttività persa, secondo i dati di Zippia. Scopri come la matrice di Eisenhower può aiutarti a riconquistare tempo ed energia.
Smetti di rincorrere tutto, inizia a scegliere con intenzione
Ti è mai capitato di arrivare a fine giornata con la sensazione di non aver fatto nulla per te, nonostante mille cose fatte?
A volte non è questione di quanto fai, ma di cosa scegli di fare.
La verità è che non possiamo fare tutto. E non dobbiamo nemmeno provarci. Quello che possiamo fare è imparare a scegliere con più consapevolezza, e a lasciare andare il resto.
Capire la differenza tra “urgente” e “importante”
Tutto sembra urgente, ma non tutto è importante.
La chiave per liberare tempo ed energie è proprio questa: imparare a distinguere.
Un esercizio semplice è usare la matrice di Eisenhower, che divide le attività in 4 categorie:
- Importante e urgente → da fare subito Sono le crisi vere, i problemi pressanti, le scadenze imminenti che hanno conseguenze significative. Esempi: una scadenza fiscale, un problema di salute acuto, un’emergenza familiare.
- Importante ma non urgente → da pianificare Qui risiedono le attività che hanno impatto a lungo termine sulla tua vita e benessere. Esempi: allenarti, fare terapia, coltivare relazioni significative, prenderti un’ora per respirare e ricaricarti.
- Urgente ma non importante → da delegare Sono attività che sembrano richiedere attenzione immediata ma non contribuiscono realmente ai tuoi obiettivi. Esempi: alcune mail, interruzioni, richieste che possono essere gestite da altri.
- Né urgente né importante → da eliminare o ridurre Sono i “ladri di tempo” che non aggiungono valore. Esempi: scrollare i social senza uno scopo, guardare programmi TV che non ti interessano davvero.
Il segreto di una vita più soddisfacente? Riduci il tempo nella categoria 3 e 4, e investi di più nella categoria 2.
I veri costi della mancanza di gestione del tempo
La ricerca ci offre uno sguardo rivelatore su quanto sia diffuso il problema della gestione del tempo inefficace:
Secondo uno studio di Vouchercloud, l’impiegato medio è effettivamente produttivo per sole 2 ore e 53 minuti in una giornata lavorativa di 8 ore. Il resto del tempo viene consumato da varie distrazioni.
Un’analisi di McKinsey ha rivelato che il 28% del tempo lavorativo è dedicato alla gestione delle email. Si aggiungono 40-45 minuti al giorno spesi sui social media per scopi non lavorativi, equivalenti al 10% della giornata lavorativa.
Uno studio di Runn rivela che il 55% dei lavoratori remoti o ibridi riferisce che lavorare da casa ha migliorato la quantità di tempo dedicato al lavoro profondo o indipendente, e il 60% afferma che ne ha migliorato la qualità.
Secondo TimeWatch, il 90% delle persone crede che una migliore gestione del tempo aumenterebbe la loro produttività e il 91% ritiene che ridurrebbe lo stress sul lavoro.
Delegare non è un fallimento, è intelligenza
Se sei abituato a fare tutto da solo, delegare può sembrarti impossibile o un segno di debolezza.
Ma la verità è che non possiamo dare il meglio se siamo sempre al limite delle nostre forze. Delegare può voler dire:
- Chiedere aiuto a colleghi, familiari o amici
- Semplificare un processo
- Automatizzare attività ripetitive
- Dire “questa cosa oggi non la faccio”
Non è mollare. È scegliere dove stare, dove essere davvero presenti.
Rimandare (a volte) è sano
Non tutto va fatto subito.
Ci sono cose che possono aspettare. E dare loro il giusto tempo non è pigrizia: è rispetto delle tue energie.
Non sei una macchina. E non devi essere sempre produttivo per avere valore.
Eliminare è un atto d’amore verso di te
Ci sono abitudini, impegni, persone e attività che ti prosciugano.
E forse oggi è il momento di dire: basta.
Anche solo togliere una cosa che ti pesa può liberare lo spazio per una che ti fa bene. Una passeggiata. Un respiro. Una coccola mentale. Una pagina letta in silenzio.
4 strategie pratiche per gestire meglio il tuo tempo
- Identifica i tuoi “big rocks” All’inizio di ogni settimana, individua le 2-3 attività veramente importanti che, se completate, renderanno la settimana un successo. Programmale per prime.
- Usa i blocchi di tempo Invece di saltare da un’attività all’altra, crea blocchi di 25-90 minuti dedicati a un solo compito, seguiti da brevi pause. Questo riduce il costo cognitivo del multitasking, che secondo uno studio dell’European Research Journal può costarti fino a 6 ore di produttività a settimana.
- Crea margini tra gli impegni Programma buffer di 10-15 minuti tra le attività. Questo ti permette di respirare e di evitare l’effetto domino quando qualcosa richiede più tempo del previsto.
- Rivedi e adatta regolarmente Alla fine di ogni giorno o settimana, valuta cosa ha funzionato e cosa no. La gestione del tempo efficace è un processo in continua evoluzione.
Il tempo non si trova, si crea
Secondo le ricerche di TimeWatch, l’86% delle persone crede che una migliore gestione del tempo migliorerebbe la loro capacità di concentrarsi sui compiti e l’83% ritiene che migliorerebbe la loro capacità decisionale.
E parte tutto da qui:
- Una scelta gentile
- Una priorità reale
- Un no detto con amore
Vitality+: massimizza il tempo dedicato a te
Scarica l’app Vitality+ per accedere a percorsi di benessere personalizzati che si adattano al tuo tempo disponibile. Anche solo 10 minuti possono fare la differenza, se sono scelti con intenzione.
Ogni giorno puoi decidere dove mettere la tua energia. E piano piano, sentirai di avere più tempo… non perché le giornate si allungano, ma perché tu hai iniziato a scegliere meglio.
Quale attività potresti delegare o eliminare questa settimana per creare spazio per te? Condividi nei commenti e prendi un impegno con te stesso.
