Annexe B – Politique de confidentialité clients

Information sur le traitement des données personnelles au sens de l'art. 13 du Règlement (UE) 2016/679 et de l'art. 19 de la Loi fédérale suisse sur la protection des données du 25/09/2020

Cher Client,

la présente information sur le traitement des données personnelles régit le traitement des données personnelles des Clients qui concluent avec Vitality Plus SA le contrat de licence technologique du logiciel APP et Web APP, dénommé "Vitality+".

Les réglementations indiquées ci-dessus s'appliquent respectivement aux Clients situés sur le territoire de l'Union européenne et de la Confédération suisse.

À cet égard, nous précisons que, selon le lieu où vous ou la société que vous représentez vous trouvez, vos données personnelles seront traitées conformément à l'une des deux réglementations citées.

1. Personne concernée

Il s'agit de vous, c'est-à-dire de la personne à laquelle la présente information est destinée, également dénommée Client.

2. Responsable du traitement des données

Le Responsable du traitement de vos données personnelles est Vitality Plus SA (ci-après également "Responsable" ou "Vitality Plus"), dont le siège social est situé Via Emilio Maraini 27, 6942 Savosa, joignable à l'adresse e-mail suivante : info@vitalityplus.app.

3. Représentant territorial dans l'Union européenne

Pour les Utilisateurs établis dans les pays de l'UE, conformément à l'art. 27 du Règl. UE 2016/679, le Responsable a désigné comme représentant territorial dans l'Union européenne INDO SRLS, Viale Giacomo Mancini 156 – 87100 Cosenza (CS), n° TVA 03510180783, tél. +39 02 87366082, e-mail dpo@indoconsulting.it.

4. Finalités du traitement, motif justificatif/base juridique et durée de conservation de vos données personnelles

Vos données sont traitées aux fins suivantes.

4.1. Obligation légale

Pour satisfaire à tout type d'obligation prévue par les lois fédérales ou cantonales en vigueur, les ordonnances, les réglementations connexes et les usages commerciaux, en particulier en matière fiscale.

Motif justificatif : (pour les Utilisateurs de Suisse) art. 31 al. 1 LPD, traitement justifié par la loi. Base juridique : (pour les Utilisateurs de l'UE) art. 6, par. 1, let. c) RGPD, obligation légale. Durée de conservation : les données seront conservées aussi longtemps que le Responsable est soumis par la loi à des obligations de conservation.

4.2. Adopter des mesures précontractuelles

Si vous contactez Vitality Plus pour demander des informations sur nos services ou produits, y compris en vue de mesures précontractuelles destinées à l'établissement d'un devis. La communication des données est nécessaire ; à défaut, il ne sera pas possible de donner suite aux demandes ni d'établir des devis.

Motif justificatif : (pour les Utilisateurs de Suisse) art. 31, al. 2 let. a LPD, intérêt prépondérant du Responsable, à savoir le traitement de données concernant la personne en relation directe avec des mesures précontractuelles. Base juridique : (pour les Utilisateurs de l'UE) art. 6, par. 1, let. b) RGPD, exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée. Durée de conservation : les données seront conservées le temps nécessaire au traitement de la demande ou pendant la validité du devis.

4.3. Exécution d'un contrat

Si vous concluez avec Vitality Plus le Contrat de licence technologique. La communication des données est nécessaire ; à défaut, il ne sera pas possible de donner suite au contrat ni aux services convenus.

Motif justificatif : (pour les Utilisateurs de Suisse) art. 31, al. 2 let. a LPD, intérêt prépondérant du Responsable, à savoir le traitement de données du Client en relation directe avec l'exécution du contrat. Base juridique : (pour les Utilisateurs de l'UE) art. 6, par. 1, let. b) RGPD, exécution du contrat. Durée de conservation : pendant toute la durée du contrat puis pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice, conformément au CO.

4.4. Évaluer la solvabilité

Évaluer la solvabilité du Client lorsque le type de contrat conclu le rend nécessaire, sauf en cas de paiement anticipé. La communication des données est nécessaire ; à défaut, les paiements différés ou échelonnés ne seront pas possibles.

Motif justificatif : (pour les Utilisateurs de Suisse) art. 31, al. 2 let. c LPD, intérêt prépondérant du Responsable, à savoir évaluer la solvabilité du Client ; nous ne collectons toutefois pas de données sensibles et n'effectuons pas de profilage à risque élevé, les données ne sont communiquées qu'à des tiers qui en ont besoin pour la conclusion ou l'exécution du contrat avec la personne concernée, les données ne remontent pas à plus de dix ans et la personne concernée est majeure. Base juridique : (pour les Utilisateurs de l'UE) art. 6, par. 1, let. f) RGPD, intérêt légitime du Responsable. Durée de conservation : pendant toute la durée du contrat.

4.5. Marketing direct aux Clients (Soft Spam)

Si vous avez déjà acheté un produit ou un service auprès de Vitality Plus, nous vous enverrons des communications promotionnelles portant sur des services et produits analogues à ceux déjà acquis. La communication de la donnée est autorisée par la loi. Vos coordonnées seront donc utilisées à des fins de marketing direct.

Motif justificatif : (pour les Utilisateurs de Suisse) traitement justifié par la loi, à savoir la LCD (Loi contre la concurrence déloyale) art. 3 al. 1 let. o). Base juridique : (pour les Utilisateurs de l'UE) art. 6, par. 1, let. f) RGPD, intérêt légitime du Responsable. Durée de conservation : jusqu'à votre opposition ou votre désinscription via le système "Opt-out" au bas de nos e-mails.

4.6. Marketing direct

Pour vous envoyer des communications commerciales et informatives concernant le secteur dans lequel opère le Responsable, l'envoi de newsletters, de propositions commerciales, d'invitations à des ateliers ou événements que nous organisons, ainsi que des annonces d'événements publicitaires, par des canaux traditionnels tels que le téléphone et le courrier, ou par des systèmes plus récents tels que SMS, réseaux sociaux y compris WhatsApp et e-mail, pour des services et produits différents de ceux déjà acquis. La communication de la donnée est facultative ; à défaut, nous ne pourrions pas vous tenir informé de nos services et actions promotionnelles ni vous inviter à nos événements.

Motif justificatif : (pour les Utilisateurs de Suisse) art. 3 al. 1 let. o) LCD et art. 31 al. 1 LPD, au moyen du consentement exprès de la personne concernée donné au bas de la présente information ou par un autre biais (par exemple à la suite d'une demande explicite d'inscription reçue par e-mail, SMS ou réseaux sociaux). Base juridique : (pour les Utilisateurs de l'UE) art. 6, par. 1, let. a) RGPD, consentement de la personne concernée. Durée de conservation : jusqu'à votre opposition ou votre désinscription via le système "Opt-out" au bas de nos e-mails.

5. Catégories de destinataires des données personnelles, communication et diffusion

Vos données ne seront pas diffusées auprès de personnes indéterminées par mise à disposition ou consultation. Nous communiquons vos données aux catégories de destinataires suivantes :

5.1. Collaborateurs ou autre personnel autorisé au traitement (à titre d'exemple : personnel administratif, commercial, comptable, administrateurs système), dans les limites nécessaires à l'exercice de leur mission auprès du Responsable, sur la base d'une lettre de mission imposant le devoir de confidentialité et de sécurité.

5.2. Consultants ou fournisseurs en qualité de sous-traitants (à titre d'exemple : sociétés informatiques, agences de communication ou autres prestataires exerçant des activités externalisées pour le compte du Responsable), dans les limites nécessaires à leur mission, après conclusion d'un contrat imposant le devoir de confidentialité et de sécurité.

5.3. Organismes et, en général, toute entité publique ou privée à l'égard de laquelle nous avons une obligation (ou une faculté reconnue par des dispositions légales, réglementaires ou communautaires) ou une nécessité de communication, dans les limites de leur compétence respective, par exemple : i) les autorités cantonales et fédérales (par ex. pour des raisons comptables ou fiscales) en cas d'obligation légale de notification ; ii) d'autres destinataires (par ex. établissements bancaires) ; iii) les services chargés du recouvrement de créances impayées.

Le Responsable du traitement fait exclusivement appel à des prestataires certifiés et sûrs qui : (i) sont établis en Suisse ; (ii) sont établis dans l'EEE ; (iii) sont établis hors EEE, en particulier en Colombie. Cela n'a lieu qu'après vérification de l'adoption des garanties prévues par les lois fédérales et européennes, en particulier :

• pour les Utilisateurs de l'UE, selon la décision d'adéquation 2003/490/CE ;
• pour les Utilisateurs de Suisse, selon l'Annexe 1 de l'OPDo, qui contient la liste des États disposant d'un niveau adéquat de protection des données.

Sont donc exclues les communications de données personnelles à des fournisseurs qui ne protègent pas les données de manière adéquate au regard du droit suisse et européen.

La personne concernée établie en Suisse peut demander davantage d'informations en écrivant à l'adresse e-mail suivante : info@vitalityplus.app.

La personne concernée établie dans un pays de l'UE peut demander davantage d'informations en écrivant à notre Représentant territorial à l'adresse suivante : dpo@indoconsulting.it.

6. Modalités du traitement

Le traitement des données s'effectue au moyen de mesures techniques et organisationnelles propres à garantir un niveau de sécurité des données personnelles adapté au risque. Le traitement peut être effectué aussi bien sur support papier qu'à l'aide de moyens informatiques automatisés permettant de mémoriser, gérer et transmettre les données.

7. Droits des personnes concernées

7.1. Si vous êtes domicilié en Suisse

Les art. 25 à 32 LPD vous confèrent les droits et prétentions suivants, dans les limites du cadre légal prescrit :

• droit d'accès pour demander des informations sur le traitement de vos données personnelles ;
• droit de demander la mise à jour et la rectification de vos données personnelles ;
• droit de demander la limitation du traitement et de la communication à des tiers ;
• droit de demander l'effacement ou la destruction ;
• droit de demander l'interdiction du traitement ou de la communication à des tiers ;
• droit de demander la mention du caractère litigieux ou le jugement.

Si vous avez une réclamation sur la manière dont nous gérons vos données, nous souhaitons en être informés ; vous avez aussi le droit de déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

7.2. Si vous êtes domicilié dans l'UE

Les art. 15 à 21 du RGPD vous confèrent les droits suivants, dans les limites du cadre légal prescrit :

• droit d'accès (art. 15 RGPD) et droit de rectification (art. 16 RGPD) ;
• droit à l'effacement (art. 17 RGPD) et droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) ;
• droit à la portabilité des données (recevoir les données personnelles vous concernant, traitées par des moyens automatisés, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable ou en demander le transfert direct), art. 20 RGPD ;
• droit d'opposition au traitement (y compris à l'envoi de matériel publicitaire, à la vente directe et aux études de marché), art. 21 RGPD.

Si vous avez une réclamation sur la manière dont nous gérons vos données, nous souhaitons en être informés ; vous avez aussi le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente du pays de votre résidence habituelle, sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

8. Modalités d'exercice de vos droits

Pour exercer vos droits et prétentions, selon les modalités et délais prescrits par la LPD ou le RGPD, vous pouvez procéder comme suit :

• Si vous êtes établi en Suisse, en écrivant à l'adresse suivante : info@vitalityplus.app.
• Si vous êtes établi dans un pays de l'UE, en écrivant à notre Représentant territorial : dpo@indoconsulting.it.

Nous vous prions de signaler rapidement au Responsable du traitement ou à son Représentant territorial dans l'Union européenne toute modification de vos données personnelles, afin que nous puissions respecter l'art. 6 LPD et/ou l'art. 16 RGPD, qui exigent que les données collectées soient exactes et donc à jour.

9. Version linguistique faisant foi

La présente information est disponible en plusieurs langues. Les traductions sont fournies uniquement pour en faciliter la compréhension : en cas de divergence, de doute d'interprétation ou de contradiction entre les versions, seule la version italienne prévaut et fait juridiquement foi.